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Arrêtez moi ces répondeurs d'email

Qui, suite à l'envoi d'un email, n'a pas reçu une réponse automatique indiquant que le destinataire est en congé ou, en tous cas, ne lira pas votre email avant quelques jours ? Un simple répondeur automatique vous retournant une réponse systématique à chacun de vos envois. Je ne dénigre pas le fait que cette information peut-être utile, et permet en effet de savoir que la réponse, tant attendue, ne vous parviendra pas dans le délais escompté. Mais, hélas, sans vous en rendre compte, vous prenez un gros risque à brancher ce type de système sur votre boite email.

Et ce risque, dans le cadre d'une activité professionnelle, peut également mettre tout simplement en péril la globalité du système d'email de votre société. Nous sommes naturellement hors du cadre vaste de l'emailing et des campagnes volumineuses pour lesquelles des environnements spécifiques et dédiés sont mis en place. Nous parlons ici du simple système de communication globale de votre société. Qui pourrait se permettre, aujourd'hui, d'être privé purement et simplement d'envoyer des emails vers un webmail comme hotmail ou yahoo! ? Ou, sans immédiatement s'en rendre compte, d'envoyer des emails qui iront directement dans la boite à Spam de vos destinataires ? Je vous ai déjà parlé, dans de précédents articles, des risques liés aux méthodes des spammeurs, et surtout aux nouvelles méthodes de traitement des emails des principaux services des FAI ou des webmails. Ces derniers détestent que l'on puisse tenter d'écrire à des comptes inexistants ou à des boites jamais utilisées. Ces adresses deviennent de plus en plus rapidement des adresses pièges (trap) qui dévaluent la note globale de l'adresse IP ou du nom de domaine émetteur de l'email envoyé. Je pense que déjà vous sentez où je veux en venir ...

Un répondeur est donc tout simplement un piège autodestructeur. Et ce pour une raison principale : Vous répondez à des Spam !

Prenez conscience que pour chaque Spam que vous recevez vous prenez principalement, deux risques :

  • Vous confirmez potentiellement au spammeur que l'adresse qu'il exploite est une adresse active et même réactive, il pourra donc continuer à envoyer des emails dessus, et surtout pourra revendre, ou communiquer cette adresse à des tiers qui feront à leur tour des envois massifs à son attention.
  • Vous dégradez potentiellement la qualité de votre nom de domaine ou de l'adresse IP de votre serveur d'email car vous répondez également à de fausses adresses, souvent utilisées par les spammeurs pour passer certains filtres ou plus souvent pour masquer leur véritable identité. Ces adresses seront donc considérées comme des traps pour les serveurs receveurs.

Ainsi, et plus vos congés seront longs et langoureux, plus vous donnez potentiellement un risque conséquent de vous retrouver dans une situation plus que délicate à votre retour. J'ai déjà rencontré ce problèmes avec certains clients incapables de comprendre pourquoi aucun email n'était plus délivré chez Hotmail et ceci juste après les deux mois de la période estivale. Après analyse, nous nous sommes aperçus que la majorité des employés branchaient un répondeur d'email pendant leurs congés. Mais aussi que les filtres globaux anti-spam du serveur d'email étaient désuets. Ils laissaient passer trop d'emails vers la boite des utilisateurs et donc engendraient des volumes considérables de réponses des répondeurs. Il aura été laborieux de faire prendre conscience à ce client et à ses employés l'importance de leurs actes.

Alors que faire en cas d'absence, me direz-vous ? Simplement prévenir, avant de partir en congé, au travers d'un email, vos principaux clients ou relations professionnelles que vous vous absentez, ou laissez un accès à votre boite email à l'un de vos collaborateurs en votre absence. Les autres patienteront le temps de votre retour. Ils seront vous relancer si nécessaire mais vous de votre côté vous aurez préservé l'intégrité de votre serveur d'email.

Bonne déliverabilité à tous ...

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